如何應對員工職務侵占公司財產

來源:朱靜亮 律師日期:2019-06-20

網上曾經流傳“宋喆還不如西門慶,畢竟西門慶沒有霸占武大郎的燒餅攤。”雖然只是一個笑話,也反映了群眾對于宋喆之流的厭惡之情。而20181018日,宋喆案也終于迎來了個讓大家滿意的結果——經朝陽區人民法院審理查明,宋喆在2014年至2016年利用擔任總經理及王寶強經紀人的職務便利,采用虛報演出、廣告代言費的手段,侵占王寶強工作室演出、廣告代言等業務款共計人民幣232.5萬元。法院認為,被告人宋喆身為公司人員,利用職務上的便利侵占單位財物,構成職務侵占罪,且犯罪數額巨大,依法判處六年有期徒刑。

從公司經營的角度而言,員工利用職務之便侵占財產,是一個并不鮮見,而又很難處理的事。不鮮見是因為根據我們以往接觸過的案例,在一家公司中無論該員工的崗位大小,上至有供應商管理權的總監主管,下至看管廢品倉庫的員工,都會有過想用手中的“權力”得到一些好處的念頭。而難處理是因為這些事情通常較為隱秘,公司很少能找到真憑實據。尤其是當員工和外部供應商聯合起來侵占公司財產,就更難查有實據,造成公司難以處理。而這樣的狀態持續時間一長,還會給公司其他守法員工造成很壞的榜樣。

因此從本次宋喆來看,確實給所有意圖侵占公司財產的員工們敲響警鐘,告知了他們“莫伸手,伸手必被抓”的道理。雖然本案的具體處理流程我們并不清楚,但筆者也想通過分享以前為企業處理過的員工侵占公司財產案件的處理流程,為對類似問題頭痛企業提供一些幫助:

提前準備

因此類案件較為隱秘,因此企業較難主動察覺。一般情況下,企業可能通過如下兩種途徑了解:1)員工舉報。2)內部財務審計。以下分別述之:

員工舉報

對于很多國際化大公司來說,進公司的第一節培訓課,就是集團公司的全球合規制度。所以公司里一些合規意識較強的員工,對一些可能涉及自身利益的公司財產侵占情況,會主動向高層反應。比如筆者曾經處理過的一起案件中,就是因為作為采購需求提出的員工,雖然在所有采購單需求單及采購款領取單上簽字,但對于采購貨物的來源、入庫情況以及采購款實際使用情況卻毫不知情,因此知道這樣操作不合規,怕萬一出事可能牽累自己,所以向總經理舉報,最后經我們查實確認了財務部門負責人侵占公司財產的事實。

因此做好員工日常的合規意識培訓,并且保持一條暢通的內部舉報通道,對于保證公司的合規運行是必不可少的。當然,如果員工擔心舉報后公司不足以保護自己,會被打擊報復,公司還可將考慮該舉報通道設置至外部律師處,由律師直接向公司總部匯報處理此事。

財務審計

當然,考慮到國人“多一事不如少一事的風格,在沒有侵犯員工自身利益的情況下,員工并不肯主動匯報此類事件。退一步說,即使有人舉報了,很多涉事員工的心里素質一般較硬,不見到證據是不肯如實匯報的。所以,財務審計是必不可少的。考慮到公司內部可能存在互相包庇的情況,相對來說邀請有資質的外部會計師事務所針對有問題部分進行審計會更有說服力。公司可以和外部會計師事務所溝通,要求對嫌疑員工的“問題賬”進行專項財務審計,或者對公司整體財務狀況進行全面審計,并挑出問題部分,做好與員工的談判準備。

員工談話

談判是個技術活,尤其是和具有專業知識的員工進行談判,并要求其承認在工作存在失誤,或者故意侵占公司財產,其實是一件很困難的事。因此,我們建議公司可按如下步驟進行操作:

時間安排

由于現在網絡發達,很多員工對于勞動合同法都十分熟悉。如果公司提前幾天通知其要面談,面談當天很有可能會被員工以病假等理由搪塞。有些公司還會考慮妨礙工作,安排員工于下班后進行面談,同樣會被員工以不加班為由搪塞。因此,盡量安排在當天上班時間面談,以免嫌疑員工有所準備,逃避談話。

面談安排

安排好時間,還要做好人員安排。對于涉嫌員工來說,與公司內部的人員面談,可能壓力不足,因此邀請第三方專業人員,如律師、會計師加入面談就會是一個相對較好的選擇。屆時,可考慮由第三方人員采用一個較為強勢的風格,而員工直屬上級采取較為緩和的風格進行談判,以促使工作有序進行。

談判過程

談什么是個問題。開始談判時,公司可先告知員工談話將被錄音并征得其同意,并確認其是否收到過公司的勞動手冊,以為后續按照勞動手冊處理該員工做好準備。

做完上述準備后,公司可將之前審計出的原始問題憑證提交給該份員工,并要求其解釋其中的不合理之處。對于其解釋,公司可做進一步判斷。比如筆者曾經處理一起員工私下處理公司廢品的案件。當時員工表示是對方是免費為公司處理垃圾,并描述處理過程是在自己公司內部過磅。筆者當即表示,不可能存在免費處理的情況,因為既然在公司內部過磅,就表示需要讓公司人員得知該筆垃圾的重量以及價值,這就是雙方計算費用的依據,否則直接把垃圾拉回去處理就可以了,何必要多此一舉?當時員工也就承認了私賣公司廢品的事實。

記錄過程

一般來說,第一次談話是最重要的,此時員工心理沒有準備,也不會很好地應對,因此公司要做好一次談話就要求員工談清楚全部問題的準備,做好記錄工作,并要求員工簽字,以防員工日后推翻自己的說法。

后續處理

當所有的工作都做完之后,公司就可考慮采取下一階段動作。一般來說,公司可能就如下幾套方案擇一或一并采取:

要求員工自行辭職

對于大公司來說,一旦強行與員工解除勞動合同,就可能面臨訴訟,這樣可能就會將公司存在類似的“丑聞”爆出,所以大多數公司會采取要求員工自行辭職的方案。這也是目前較多公司采取的一個方案。

與員工解除勞動合同

如果公司要為其他員工樹立一個反面典型,就可采取與其解除勞動合同,并將之張貼的方案。當然,此方案對公司的要求較高,一旦失敗,不僅要支付員工違法解除勞動的賠償金,還可能要賠償員工名譽損失。所以采取此操作方案,所有的員工談話,財務資料證據,民主流程都要做好,以免承擔不必要的風險。

要求員工賠償

無論是員工故意侵占公司財產,還是過失造成公司損失,公司都可向員工主張賠償。當然公司要注意,只有員工存在重大過失造成公司損失時,公司才可以向其主張,還要視其在該項工作時的具體職務,判斷損失比例。一般來說,重大過失情況下,承擔30-50%的比例較為合理。

吊銷員工的專業資格

對于有些具有專業資格要求的員工,其侵占公司財產行為可能導致其專業資質被限制或吊銷,比如財務通過偽造、變造會計憑證、會計帳簿,編制虛假財務會計報告侵占公司財產的,可能被處以五年內不能從事會計工作的處罰,因此這也是公司可采取的方案之一。但要注意的是,一旦員工采取此行為,可能也同時導致公司違法,因此采取此類方案時,也可能同時導致政府部門對公司進行核查,因此公司也應相對謹慎。

提起刑事舉報

當碰到“宋哲”之流,舉報也是公司的最后一步。此時,公司應準備好初步的證據,如經有資質會計師事務所出具的審計報告,員工陳述等等,向公安機關舉報,并要求追究其刑事責任。

希望這篇文章對有類似問題的公司提供一定的啟示。

君 瀾 法 語:法律認定的事實,不是真正發生的事實,而是證據顯示的事實。
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